قرار دادن رمز عبور بر روی سند

گاهی اوقات کاربر اطلاعات مهمی را درون سند خود درج می‌کند که نمی‌بایست در دسترس دیگران قرار گرفته و یا اگر قرار است در اختیار دیگران قرار گیرد نباید در معرض تغییر باشد. به این منظور کاربر می‌تواند با استفاده از تنظیمات امنیتی در نرم‌افزار MS Word نسبت به ایجاد این دسته از محدودیت‌ها اقدام نماید. برای قرار دادن رمز بر روی فایل مراحل زیر را انجام دهید. 

1- از سربرگ File، بر روی گزینه‌ی Save As کلیک نموده تا پنجره‌ی آن ظاهر گردد. سپس از آنجا بر روی گزینه‌ی General Options … از لیست کشویی Tools کلیک نمایید. 

2- با استفاده از گزینه‌های پنجره‌ی General Options می‌توان جهت ایجاد محدودیت‌های دسترسی و ویرایش محتوای سند اقدام نمود. در این پنجره مواردی از قبیل تنظیمات حفاظتی دسترسی و ویرایش محتوای سند در اختیار کاربر قرار گذاشته شده است.

Password to open: در این قسمت کاربر با وارد کردن رمز ورود دلخواه، می‌تواند دسترسی به محتوای سند را به کاربرانی محدود نماید که به رمز ورود دسترسی داشته باشند.

Password to modify: در این قسمت کاربر با وارد کردن رمز ویرایش دلخواه، می‌تواند امکان ویرایش سند را به کاربرانی محدود نماید که به رمز ویرایش و تغییر سند دسترسی داشته باشند.

Read-only recommended: در صورت فعال نمودن این گزینه، نرم‌افزار در هنگام باز شدن سند، حالت Read only را به کاربر پیشنهاد می‌نماید که در این صورت امکان ویرایش سند مسیر نخواهد بود. 

3- پس از تایید توسط دکمه‌ی OK، پنجره‌ای بازشده که در آن می‌بایست رمزهای تعیین شده در بخش‌های Password to open و Password to modify را جهت تایید، دوباره درج نمایید. در ادامه بر روی دکمه‌ی Save کلیک نموده تا تنظیمات ایجاد شده، ذخیره گردند. 

4- حال پس از باز نمودن مجدد سند پایان‌نامه پنجره‌ای پیش رو ظاهر خواهد شد که در آن می‌بایست رمز ورود و یا ویرایش را درج نمایید تا اینکه محتوای سند در دسترس شما قرار گیرد. در صورتی که برای سند خود هر دو رمز (رمز ورود و ویرایش) را تعیین کرده باشید، کاربر برای دسترسی کامل می‌بایست هر دو رمز را در اختیار داشته باشد، در غیر این صورت دسترسی کاربر محدود به رمزی خواهد بود که در اختیار دارد.

پیشنهاد می‌گردد جهت رعایت نکات امنیتی نسبت به ایجاد محدودیت‌های دسترسی و ویرایش محتوای فایل اقدام نمایید.